5 ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับข้อเสียของการใช้งานระบบ ERP บน Cloud
- เสี่ยงด้านความปลอดภัยและการรักษาความลับข้อมูล เนื่องจากต้องพึ่งพาผู้ให้บริการ Cloud
- พึ่งพาอินเทอร์เน็ตและความเสถียรของการเชื่อมต่อ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการทำงาน
- มีข้อจำกัดในการปรับแต่งระบบให้เข้ากับความต้องการเฉพาะขององค์กร
- ค่าใช้จ่ายในระยะยาวอาจสูงขึ้นจากค่าบริการรายเดือนและค่าใช้จ่ายแฝงต่างๆ
- สูญเสียการควบคุมและต้องพึ่งพาผู้ให้บริการในการบริหารจัดการและแก้ไขปัญหา
ธุรกิจที่กำลังเติบโตขยายกิจการ จำเป็นต้องมีระบบ ERP ที่เป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินธุรกิจยุคดิจิทัล มีกูรูด้านไอมีหลายคน แนะนำให้ตัดสินใจใช้หรือย้ายระบบ ERP นี้ไปอยู่บน Cloud ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลเรื่องการลดการดูแล Server ภายในเอง เรื่อง”ความปลอดภัย” “เริ่มใช้งานได้ทันที” รวมถึง “ประหยัดค่าใช้จ่าย”…แต่มันจริงสำหรับทุกธุรกิจเหรอ!!!
การให้ระบบ ERP ไปอยู่บน Cloud จึงเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ เพราะแม้จะมีข้อดีมากมาย แต่ก็แฝงไปด้วยความเสี่ยงและข้อจำกัดที่อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อธุรกิจได้เช่นกัน
บทความนี้จะเจาะลึก 5 ข้อเสียสำคัญของการใช้งานระบบ ERP บน Cloud ที่ทุกธุรกิจควรตระหนักและเตรียมรับมือก่อนตัดสินใจ เพื่อให้คุณสามารถประเมินความเสี่ยงและวางแผนป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างครอบคลุม
1. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและการรักษาความลับข้อมูล
- การพึ่งพาผู้ให้บริการ Cloud ในการรักษาความปลอดภัย
เมื่อย้ายระบบ ERP ไปยัง Cloud ทำให้ระบบ ERP เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตตลอดเวลา ทำให้ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการ Cloud ในการดูแลความปลอดภัยระบบของเราทั้งหมด แน่นอนว่าเราต้องฝากความหวังเรื่อง IT Security ทั้งหมด ตั้งแต่ช่องทางการเข้าใช้งานระบบ ERP วิธีการการรับส่งข้อมูล จนไปถึงการป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์ ที่เราอาจจะไม่สามารถตรวจสอบความปลอดภัยได้ทั้งหมดเอง
- ความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
ระบบ ERP บน Cloud มีความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตมากกว่าระบบแบบ On-premise ที่ใช้งาน Server ภายในองค์กร ยิ่งถ้าเป็นบริการแบบ Public Cloud ที่ไม่ได้มีแค่ธุรกิจเราเพียงคนเดียวที่ใช้บริการ แต่มีธุรกิจอื่นๆ เข้ามาใช้บริการ Cloud ร่วมกัน ความเสี่ยงที่ข้อมูลที่สำคัญจะถูกเข้าถึงจากผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือแม้กระทั้ง ความเสี่ยงที่มาจากพนักงานของผู้ให้บริการ Cloud เอง
2. การพึ่งพาอินเทอร์เน็ตและความเสถียรของการเชื่อมต่อ
- ผลกระทบต่อการทำงานเมื่อระบบอินเทอร์เน็ตมีปัญหา
การใช้งาน ERP บน Cloud ต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตตลอดเวลา ทำให้มีความเสี่ยงในเรื่องของ การหยุดชะงักของธุรกิจเมื่ออินเทอร์เน็ตล่ม ความล่าช้าในการประมวลผลข้อมูล และความยากลำบากในการแก้ไขปัญหาเมื่อเกิดปัญหาต่างๆ
- ข้อจำกัดด้านความเร็วในการใช้งาน
ประสิทธิภาพของระบบ ERP นอกจากจะขึ้นกับประสิทธิภาพของ Server แล้ว การใช้งาน ERP บน Cloud ยังต้องการคุณภาพของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เร็วและเสถียรสูง ยิ่งถ้ามีจำนวนผู้ใช้งานที่เข้าถึงระบบพร้อมกันเป็นจำนวนมากอาจจะกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานได้
3. ข้อจำกัดในการปรับแต่งระบบให้เข้ากับความต้องการเฉพาะ
- ความยืดหยุ่นที่น้อยกว่าระบบแบบ On-Premise
ระบบ ERP บน Cloud มักมีข้อจำกัดในการปรับแต่ง ปรับเปลี่ยนฟังก์ชันการทำงานทำได้ยากกว่า การเพิ่มเติมโมดูลเฉพาะทางอาจทำไม่ได้ รวมถึงการปรับแต่งรายงานและหน้าจอมีข้อจำกัด เนื่องจากข้อจำกัดของประสิทธิภาพ Server บน Cloud เมื่อเทียบกับ On-Premise
- ข้อจำกัดในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ขององค์กร
การเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ทำได้ยากขึ้น ด้วยข้อจำกัดด้าน API และการเชื่อมต่อ ที่ไม่ง่ายเหมือน Server ภายในองค์กร ความยุ่งยากในการเชื่อมต่อกับระบบหรืออุปกรณ์รุ่นเก่า (Legacy) และความยากในการกำหนดค่าเพื่อรักษาความปลอดภัยในการเชื่อมต่อระหว่างระบบ ที่ต้องอาศัยความซับซ้อนด้านเครือข่ายที่มากขึ้น
4. ค่าใช้จ่ายที่อาจสูงขึ้นในระยะยาว
- ค่าบริการรายเดือนที่ต้องจ่ายอย่างต่อเนื่อง
แม้การใช้ระบบ ERP บน Cloud จะดูประหยัดค่าใช้จ่ายเริ่มต้น แต่ระยะยาวอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่ามาก ต่างจากแบบ On-Premise ที่มีค่าใช้จ่ายก้อนแรกอาจจะสูง แต่เมื่อคำนวณระยะเวลา 3 ปี ถึง 5 ปี แล้ว เฉลี่ยต่อเดือน ERP บน Cloud อาจจะสูงกว่าเกือบ 2 เท่า แต่มีประสิทธิภาพในการใช้งานต่ำกว่า
- ค่าใช้จ่ายแฝงและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม
นอกจากนี้ ระบบ ERP บน Cloud มักจะมีค่าใช้จ่ายที่อาจไม่ได้คาดการณ์ไว้ เช่น ค่าการใช้งานที่เกินกำหนด ค่าบริการสนับสนุนกรณีพิเศษ หรือาจจะมีค่าใช้จ่ายในการอัพเกรดระบบ ERP แต่ไม่ต้องการ
5. การสูญเสียการควบคุมและการพึ่งพาผู้ให้บริการ
- ข้อจำกัดในการบริหารจัดการระบบ
แน่นอนว่าการใช้งานระบบ ERP บน Cloud ทำให้องค์กรมีอำนาจในการควบคุม จัดการระบบน้อยมาก (ข้อดีก็คือฝ่าย IT ไม่ต้องดูแลระบบนี้เลย) ซึ่งก็คือ ไม่สามารถกำหนดเวลาในการบำรุงรักษาระบบ ข้อจำกัดในการเข้าถึงข้อมูลระดับลึก และต้องพึ่งพาผู้ให้บริการในการแก้ไขปัญหาแทบจะทุกกรณี
- ความเสี่ยงเมื่อผู้ให้บริการมีปัญหาหรือยกเลิกบริการ
เป็นความเสี่ยงที่องค์กรต้องเผชิญ ถึงแม้ว่าจะมีโอกาสเกิดน้อยมากก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการสูญเสียการเข้าถึงระบบเมื่อผู้ให้บริการมีปัญหา ความยุ่งยากในการย้ายระบบไปยังผู้ให้บริการรายอื่น และการพึ่งพาผู้ให้บริการในการกู้คืนระบบ
ดังนั้นแล้ว การย้ายระบบ ERP ไปยังคลาวด์อาจดูเป็นทางเลือกที่น่าสนใจ แต่องค์กรควรพิจารณาข้อเสียต่างๆ อย่างรอบคอบ โดยเฉพาะประเด็นด้าน IT Security และการพึ่งพาผู้ให้บริการ การตัดสินใจควรคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กร ความพร้อมด้านเทคโนโลยี และความคุ้มค่าในระยะยาว นอกจากนี้ หากองค์กรใช้บริการ IT Outsource อยู่แล้ว ควรพิจารณาถึงความซับซ้อนที่อาจเพิ่มขึ้นในการบริหารจัดการและประสานงานระหว่างผู้ให้บริการหลายฝ่าย
