Office Anywhere / Hybrid Office
✉️ Cloud Email และ Calendar เครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้สะดวกขึ้น แถมลดค่าใช้จ่ายได้ทันที
8 ข้อดีของการเลือกใช้โซลูชัน Cloud Email เช่น GSuite หรือ Microsoft 365 ที่อาจเป็นทางเลือกที่ทันสมัย มีประสิทธิภาพ และปลอดภัยแทนระบบอีเมลแบบดั้งเดิม พร้อมจัดการกับความท้าทายและความต้องการทั่วไปทางธุรกิจ
1. ความง่ายในการเข้าถึง เพราะโซลูชัน Cloud Email ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงอีเมล ปฏิทิน ผู้ติดต่อ และเอกสารได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ความยืดหยุ่นนี้มีความสำคัญสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานจากระยะไกลหรือต้องเดินทาง
2. ประหยัดต้นทุน ลดการลงทุนสูงในก้อนแรกและลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงดูแลรักษาระบบ ด้วยโซลูชัน Cloud Email ไม่จำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์และการบำรุงรักษาภายในองค์กรที่มีราคาแพง รูปแบบการสมัครสมาชิกแบบรายเดือนหรือรายปีช่วยให้สามารถปรับขนาดได้ขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการของธุรกิจ
3. ประหยัดต้นทุน ลดการลงทุนสูงในก้อนแรกและลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงดูแลรักษาระบบ ด้วยโซลูชัน Cloud Email ไม่จำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์และการบำรุงรักษาภายในองค์กรที่มีราคาแพง รูปแบบการสมัครสมาชิกแบบรายเดือนหรือรายปีช่วยให้สามารถปรับขนาดได้ขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการของธุรกิจ
4. ความปลอดภัยและการควบคุม : หากคุณต้องการระบบที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่น การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัยและการเข้ารหัส การควบคุมสิทธิการใช้งานการเข้าถึงของพนักงาน ที่แพลตฟอร์มเหล่านี้มีให้แล้ว นอกจากนี้ ให้เน้นย้ำถึงการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของลูกค้าของคุณ
5. ความเสถียรและน่าเชื่อถือของระบบ : สถิติความน่าเชื่อถือและเวลาทำงานสำหรับบริการ GSuite หรือ Microsoft 365 มีมากกว่า 99.9% ซึ่งสูงกว่าที่โซลูชันภายในองค์กรส่วนใหญ่สามารถทำได้
6. ความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาด : แพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องจัดซื้อ Hardware เพิ่มเลย และวิธีการปรับขนาดสามารถทำได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว รองรับการธุรกิจเติบโตของธุรกิจได้ไม่มีขีดจำกัด
7. กรณีศึกษาและข้อความรับรอง : ปัจจุบันมาบริษัทชั้นนำทั้งในและต่างประเทศหันมาใช้งาน GSuite หรือ Microsoft 365 แบบมีค่าใช้จ่ายรวมกันมากกว่า 400 ล้านบัญชี แล้ว
– อ้างอิง: https://www.usesignhouse.com/blog/microsoft-365-suite-stats
8. ด้านสิ่งแวดล้อม : แพลตฟอร์มเหล่านี้มีส่วนช่วยในการลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม เพราะโซลูชันระบบคลาวด์สามารถประหยัดพลังงานได้มากกว่าการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรหลายเท่า
📁 Cloud Drive เครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถทำงานร่วมกันได้ทุกที่ ทุกเวลา
Cloud Drive เช่น Google Drive หรือ Microsoft OneDrive มีให้บริการมานานแล้ว แต่การเลือกพิจารณาใช้บริการ Cloud Drive สำหรับธุรกิจนั้น อาจต้องพิจารณามากกว่าการใช้งานส่วนบุคคลมากขึ้น โดยเน้นไปที่ความต้องการทางธุรกิจเฉพาะ ดังนั้นพิจารณาว่าการใช้ Cloud Drive จึงต้องสามารถแก้ปัญหาที่ท้าทายหรือปรับปรุงกระบวนการปัจจุบันได้ ข้อควรพิจารณาในด้านที่ธุรกิจควรเลือกใช้ มีดังนี้
ความง่ายในการเข้าถึง : Cloud Drive ให้คุณและทีมงานการเข้าถึงไฟล์จากทุกที่ ทุกเวลา บนอุปกรณ์หลายเครื่อง ความยืดหยุ่นนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจในยุคดิจิทัล ซึ่งการทำงานมักเกิดขึ้นนอกพื้นที่และเวลาทำการของสำนักงานแบบเดิม
การทำงานร่วมกัน : ทั้ง Google Drive และ OneDrive อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จริงๆ สมาชิกในทีมหลายคนสามารถทำงานในไฟล์เดียวกันได้พร้อมๆ กัน ทำให้ไม่ต้องควบคุมเวอร์ชันไฟล์ที่น่าเบื่อและไฟล์แนบในอีเมล สิ่งนี้สามารถช่วยให้โครงการเสร็จได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น มีอิสระในการทำงาน และปรับปรุงการทำงานเป็นทีม
ความปลอดภัยของข้อมูล : การจัดเก็บไฟล์ในระบบคลาวด์จะยกระดับความปลอดภัยให้กับข้อมูลของธุรกิจ แม้ว่าอุปกรณ์ของผู้ใช้จะสูญหาย ถูกขโมย หรือถูกบุกรุก ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ยังคงปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้ ทั้ง Google และ Microsoft มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด รวมถึงการเข้ารหัสระหว่างการส่งและเมื่อไม่ได้ใช้งาน ลดความเสี่ยงข้อมูลหายจากการติดไวรัส Ransomware
การกู้คืนจากภัยพิบัติ : ในกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดฝัน เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วมในสำนักงาน ข้อมูลที่จัดเก็บในระบบคลาวด์จะยังปลอดภัยและสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็ว นี่เป็นส่วนสำคัญของแผนการกู้คืนความเสียหายของธุรกิจใดๆ
ประหยัดค่าใช้จ่าย : ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่าการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ ไม่จำเป็นต้องลงทุนด้านฮาร์ดแวร์ล่วงหน้า และสามารถขยายแผนการจัดเก็บขององค์กรขึ้นหรือลงได้ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ และปัจจุบันราคาการใช้บริการมี Package ที่ราคาเหมาะสมทั้งกับธุรกิจของเล็กจนไปถึงขนาดใหญ่
การอัปเดตอัตโนมัติ : บริการ Cloud Drive จะดูแลการอัปเดตซอฟต์แวร์โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณมีคุณสมบัติและแพตช์ความปลอดภัยล่าสุดอยู่เสมอ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหรือทรัพยากรในการอัปเดตด้วยตนเอง
ทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ : Google Drive และ Microsoft OneDrive รองรับการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่นๆ จากผู้ให้บริการรายเดียวกันได้อย่างราบรื่น ทำให้ง่ายต่อการใช้งานควบคู่ไปกับเครื่องมือที่ลูกค้าของคุณคุ้นเคยอยู่แล้ว เช่น Google Workspace หรือ Microsoft 365
📊 Kanban Board เครื่องมือบริหารจัดการโครงการ ที่มีมาให้อยู่แล้วใน Could Services
หลายธุรกิจมีวิธีหรือเครื่องมือในการติดตามงาน และ โครงการ แตกต่างกัน แต่ในบริษัทเทคโนโลยีสมัยใหม่ เลือกใช้เครื่องมือง่ายๆ ที่เรียกกว่า Kanban Board ซึ่งเป็นเครื่องมือสร้างภาพที่อนุญาตให้ทีมเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยการแสดงงาน ขั้นตอนของความสำเร็จ และความเป็นเจ้าของ ใช้ในวิธีการจัดการโครงการต่างๆ เพื่อให้มองเห็นงานที่กำลังดำเนินอยู่ได้อย่างชัดเจน
โดยประโยชน์ของการใช้ Kanban Board ในองค์กร สรุปง่ายๆ ดังนี้
ง่าย : การสร้างบอร์ด Kanban ทำได้ด้วยกระดาษโน้ตบนผนังเท่านั้น หรือจะใช้แบบดิจิทัลก็มีให้เลือก โดยใช้เครื่องมือการจัดการโครงการต่างๆ ไม่ว่าในกรณีใด ประโยชน์พื้นฐานยังคงเหมือนเดิม
Visibility : ด้วยการแสดงภาพงานออกมาเป็นแผ่นๆ ทุกคนในทีมสามารถเข้าใจได้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ ใครกำลังทำอะไรอยู่ และมีอะไรอยู่ในกระบวนการบ้าง ช่วยให้สมาชิกในทีมเห็นสถานะของทุกงานหรือโครงการ
Transparency : บอร์ด Kanban รับรองว่าสมาชิกในทีมทุกคนมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์และสถานะปัจจุบันของโครงการแบบง่ายๆ ปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยให้ความโปร่งใสอย่างเต็มที่ว่างานกำลังดำเนินไปอย่างไรในขั้นตอนต่างๆ
ประสิทธิภาพ : Kanban ช่วยให้เวิร์กโฟลว์มีความคล่องตัวมากขึ้นโดยเน้นปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพ สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการระบุจุดที่สามารถปรับปรุงได้ ซึ่งนำไปสู่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ความยืดหยุ่น : เป็นเครื่องมือที่ปรับเปลี่ยนได้สูง เหมาะสำหรับโครงการและเวิร์กโฟลว์ประเภทต่างๆ คุณสามารถปรับเปลี่ยนบอร์ดให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของทีมหรือโครงการได้อย่างง่ายดาย
การทำงานร่วมกัน : ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมโดยทำให้ชัดเจนว่าใครรับผิดชอบอะไร และแสดงสิ่งที่ต้องทำต่อไป ความชัดเจนนี้สนับสนุนการทำงานร่วมกันและช่วยในการมอบหมายทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง : การอัปเดตและตรวจสอบบอร์ด Kanban เป็นประจำจะช่วยในการระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับแต่งและประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้น
ลดภาระที่มากเกินไป : Kanban ช่วยสร้างสมดุลระหว่างภาระงานระหว่างสมาชิกในทีม ด้วยการจำกัดปริมาณงานระหว่างดำเนินการ (work in progress – WIP) ทำให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมจะไม่รับภาระหนักเกินไปและสามารถมุ่งเน้นไปที่งานให้สำเร็จอย่างมีคุณภาพ
โอกาสในการปรับปรุงการสื่อสาร : ลักษณะที่มองเห็นได้ของบอร์ด Kanban ช่วยลดการประชุมและการสื่อสารที่กว้างขวาง สมาชิกในทีมสามารถดูกระดานได้อย่างรวดเร็วและเข้าใจสถานะ ลดความจำเป็นในการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง
จัดส่งได้เร็วขึ้น : ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพโฟลว์และระบุปัญหาคอขวดตั้งแต่เนิ่นๆ วิธี Kanban ช่วยลดเวลาในการผลิตและส่งมอบโครงการได้เร็วขึ้น
การมุ่งเน้นที่ลูกค้า : ด้วยการมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบสิ่งที่จำเป็นและเมื่อจำเป็น Kanban ช่วยให้ทีมสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า เพื่อให้แน่ใจว่าคุณค่านั้นจะถูกส่งไปในทุกขั้นตอน
ด้วยเหตุผลดังกล่าวทำให้ Kanban เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการจัดการงานในอุตสาหกรรมและพื้นที่การทำงานต่างๆ ช่วยในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นระเบียบ โปร่งใส และทำงานร่วมกันมากขึ้น
กรณี Kanban สำหรับองค์กรยุค Digital มีเครื่องมือให้ใช้ฟรีอยู่แล้ว เช่น Microsoft Planner หรือ Kanbanchi ใน Google
💻 Online Meeting ไม่ต้องเสียเงินกับระบบ Video Conference เพราะมาพร้อมกับ Cloud Services แล้ว
Zoom
เป็นเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอยอดนิยมที่มีคุณลักษณะหลากหลาย แต่สำหรับองค์กรที่เลือกใช้ Cloud Service ของ Google และ Microsoft เค้ามี Google Meet และ Microsoft Teams ให้ใช้รวมอยู่ในค่าบริการอยู่แล้ว ซึ่งหลายองค์กรอาจจะยังไม่รู้ หรืออาจจะไม่รู้สึกอยากใช้ แต่จริงๆ แล้ว Google Meet และ Microsoft Teams อาจมีข้อได้เปรียบเหนือ Zoom ในบางบริบท ที่เหมาะกับการใช้งานในองค์กรมากกว่า
Google Meet
เป็นบริการที่อยู่ใน Google Workspace โดย Google Meet ทำงานร่วมกับบริการอื่นๆ ของ Google เช่น Google Calendar, Gmail และ Google Drive ซึ่งช่วยให้ได้รับประสบการณ์การทำงานที่ราบรื่นหากองค์กรของคุณใช้เครื่องมือเหล่านี้อยู่แล้ว
ความปลอดภัย : Google มีชื่อเสียงในด้านความปลอดภัย และ Google Meet ได้รับประโยชน์จากมาตรการป้องกันแบบเดียวกับที่ใช้ในบริการอื่นๆ ของ Google
การเข้าถึงง่าย : ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดเพื่อเข้าร่วมการประชุม หากคุณใช้เวอร์ชันเว็บ ซึ่งอาจเป็นกระบวนการที่รวดเร็วกว่าสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ทั่วไป
Microsoft Teams
เป็นบริการที่อยู่ใน Microsoft 365: หากองค์กรใช้ชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพของ Microsoft Teams จะให้การรวมที่มีประสิทธิภาพกับ Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint และ OneNote
เครื่องมือการทำงานร่วมกัน : Microsoft Teams ไม่ใช่แค่แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ แต่เป็นฮับการทำงานร่วมกันที่มีการ Chat การแชร์ไฟล์ และการเขียนการพิมพ์งานร่วมแบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้ครอบคลุมมากขึ้นระหว่างและนอกการประชุม
การรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร : Microsoft นำเสนอคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงและการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งดึงดูดใจองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะ
ใช้งานการโทร : Microsoft Teams เสนอตัวเลือกโทรศัพท์แบบรวมที่สามารถแทนที่หรือรวมเข้ากับระบบโทรศัพท์ที่มีอยู่ ทำให้เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียว
หากเปรียบเทียบกับการซูมแล้ว
- ใช้งานง่าย : Zoom มักจะได้รับคำชื่นชมจากส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่าย ทำให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมหรือจัดการประชุมได้อย่างง่ายดาย ขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคลและความคุ้นเคยกับแพลตฟอร์ม บางคนอาจพบว่า Zoom ใช้งานง่ายกว่า
- คุณสมบัติ : Zoom นำเสนอชุดคุณสมบัติที่แข็งแกร่งสำหรับการประชุมทางวิดีโอโดยเฉพาะ รองรับการประชุมที่หลากหลายกว่า ตัวเลือกระหว่างแพลตฟอร์มเหล่านี้อาจขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะและกรณีการใช้งานขององค์กรของคุณ
- ค่าใช้จ่าย : Zoom มีแบบฟรีก็จริง แต่ด้วยข้อจำกัดและราคาของแผนต่างๆ ที่มีราคาสูงกว่าหลายเท่า และไม่ได้มี Feature อื่นนอกจากระบบ Video Conference อาจทำให้ตัวเลือกอื่นน่าสนใจกว่า แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของธุรกิจด้วย
- ความปลอดภัย : แม้ว่า Zoom ได้ทำการปรับปรุงด้านความปลอดภัยแล้ว แต่ชื่อเสียงด้านความปลอดภัยของ Google หรือ Microsoft มีสูงกว่าค่อนข้างมาก
โดยสรุป ตัวเลือกระหว่าง Google Meet, Microsoft Teams และ Zoom จะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น เครื่องมือที่มีอยู่ที่ใช้งานภายในองค์กร ความต้องการคุณลักษณะเฉพาะ ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย และการพิจารณางบประมาณ ทั้งสามตัวเลือกนี้เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการประชุมทางวิดีโอ แต่การทำงานร่วมกันและเครื่องมือในการทำงานที่จำเป็นอื่นๆ เพิ่มเติมอาจทำให้ Google Meet หรือ Microsoft Teams เป็นตัวเลือกที่ประหยัดและดีกว่าได้
💬 ทำไมไม่ควรใช้ Personal Chat เช่น Line, Messenger ในองค์กร
แอปพลิเคชันแชททั่วไป เช่น Line, WhatsApp หรือ Messenger เหมาะสำหรับการสื่อสารส่วนตัวหรือไม่เป็นทางการ แต่อาจจะไม่เหมาะนำเอามาใช้ในองค์กร ด้วยที่แพลตฟอร์มแชทเฉพาะสำหรับองค์กรมีฟีเจอร์ ความปลอดภัย การควบคุม และการผสานรวมที่สอดคล้องกับความต้องการและเป้าหมายระดับมืออาชีพขององค์กรอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น รวมถึงสามารถแยกความเป็นส่วนตัวกับเรื่องงานของทีมงานออกจากกันอย่างชัดเจน
การเลือกใช้แอปพลิเคชันแชทสำหรับองค์กรโดยเฉพาะภายในองค์กรแทนแอปพลิเคชันแชททั่วไป เช่น Line, WhatsApp หรือ Messenger มีประโยชน์ด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น
ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด : แอปพลิเคชันแชทสำหรับองค์กรได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงความต้องการด้านความปลอดภัยทางธุรกิจ พวกเขามักจะให้การเข้ารหัสข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง การรับรองความถูกต้องของผู้ใช้ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ ของธุรกิจ แอปแชทสำหรับผู้บริโภคอาจไม่ได้ให้ความปลอดภัยในระดับเดียวกันหรือเป็นไปตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง
การผสานรวมกับเครื่องมือทางธุรกิจ : โซลูชันการแชทขององค์กรมักจะผสานรวมเข้ากับแอปพลิเคชันและเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ เช่น CRM ระบบการจัดการโครงการ หรือแพลตฟอร์มการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งจะทำให้เวิร์กโฟลว์คล่องตัวและปรับปรุงประสิทธิภาพได้ ในขณะที่แอปแชทของผู้บริโภคโดยทั่วไปไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรวมเข้ากับเครื่องมือทางธุรกิจระดับมืออาชีพ
การควบคุมและการจัดการการเข้าถึง : ด้วยโซลูชันระดับองค์กร องค์กรสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลใดบ้าง ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ ตรวจสอบการใช้งาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับของแต่ละแผนกได้ แอปพลิเคชันแชททั่วไปมักไม่ให้การควบคุมและการกำกับดูแลในระดับนี้
ความเป็นมืออาชีพและการสร้างแบรนด์ : การใช้แอปพลิเคชันแชทสำหรับองค์กรโดยเฉพาะจะส่งข้อความแสดงความเป็นมืออาชีพทั้งภายในและภายนอก ช่วยในการรักษาภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่สอดคล้องกัน และทำให้การสื่อสารส่วนบุคคลและการติดต่อสื่อสารแยกจากกัน
การปรับแต่งและปรับขนาดได้ : โซลูชันการแชทสำหรับองค์กรมักจะมีการปรับแต่งและปรับขนาดได้เพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะและการเติบโตขององค์กร คุณสามารถปรับแต่งระบบให้เหมาะกับโครงสร้างองค์กรของคุณ ซึ่งแตกต่างจากแอปพลิเคชันแชททั่วไปที่นำเสนอวิธีการแบบหนึ่งขนาดที่เหมาะกับทุกคน
ความเป็นเจ้าของข้อมูล : ด้วยการใช้โซลูชันการแชทเชิงธุรกิจ องค์กรยังคงความเป็นเจ้าของและควบคุมข้อมูลของตน แอปพลิเคชันแชททั่วไปอาจจัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ภายนอก และข้อกำหนดในการให้บริการอาจอนุญาตให้ผู้ให้บริการแอพเข้าถึงหรือใช้ข้อมูลนั้นในลักษณะที่ไม่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
การสนับสนุนและความน่าเชื่อถือ : โดยทั่วไปแล้วแพลตฟอร์มการแชทขององค์กรจะมาพร้อมกับการสนับสนุนเฉพาะและข้อตกลงระดับบริการ (SLA) เพื่อให้มั่นใจถึงสถานะการออนไลน์และแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว แอปพลิเคชันแชททั่วไปอาจไม่ได้ให้การสนับสนุนในระดับที่ธุรกิจต้องการ
ประสิทธิภาพด้านต้นทุน : แม้ว่าอาจมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มการแชทขององค์กร (ซึ่งมักจะรวมอยู่ในแพลตฟอร์ม) แต่ก็มักจะให้คุณค่าในแง่ของประสิทธิภาพและการเพิ่มผลผลิตที่พวกเขาเปิดใช้งาน ค่าใช้จ่ายแอบแฝงของการใช้แอปพลิเคชันแชททั่วไป (เช่น ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น การขาดการควบคุม) อาจเกินดุลค่าใช้จ่ายล่วงหน้าของโซลูชันเฉพาะ
ดังนั้นการเลือกแอปพลิเคชันแชทใช้สำหรับธุรกิจแบบไหน ลองพิจารณาจากเหตุผลข้างต้นก่อนครับ
📠 Office Phone and Call Center
ธุรกิจเปิดใหม่ หรือ ธุรกิจกำลังจะต้องลงทุนใช้ ระบบโทรศัพท์สำนักงาน เพิ่มการสื่อสารกับลูกค้าที่ได้มาตรฐาน หรือ ต้องมีการปรับเปลี่ยนระบบเดิม อีกทางเลือกนึงนอกจากระบบตู้สาขาโทรศัพท์แบบดั้งเดิม คือ ระบบ IP-PBX ที่เป็นระบบโทรศัพท์แบบใหม่ที่รองรับการทำงานที่หลากหลาย สามารถใช้งานโทรศัพท์สำนักงานจากที่ไหนก็ได้ ขอมีเพียง Internet ใช้งานได้หลากหลายอุปกรณ์ เช่น Smart Phone, Tablet หรือบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ระบบ IP-PBX สามารถใช้ในการ
- ตรวจสอบการบริการของพนักงาน
- รับสาย นอกสถานที่
- รายงานข้อมูลการใช้งานโทรศัพท์
- บันทึกเสียงสนทนาเพื่อตรวจสอบและปรับปรุงการให้บริการ
- สร้างภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือให้บริษัท
เมื่อเลือกใช้ระบบ IP-PBX องค์กรคุณจะได้รับ
- ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย รับสายลูกค้าได้ฟรีทั่วโลก ติดตั้งง่าย ไม่ต้องเดินสายให้วุ่นวาย
- โทรศัพท์สำนักงาน บนมือถือของคุณ
- ไม่พลาดทุกสาย ใช้งานได้ทุกที่ทั่วโลก แม้ไม่อยู่ office บน Smart phone หรือ Computer ของคุณ
- สร้างความโดดเด่น สร้าง Brand ให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อ ตั้งแต่ยังไม่รับสาย
- เหมือนมีระบบ Call Center ที่คุณสามารถนำเสนอบริการ โปรโมชั่น ผ่านเสียงตอบรับอัตโนมัติ ที่ช่วยขายสินค้าให้คุณแทนพนักงานขาย
ระบบนี้ เหมาะกับธุรกิจใดบ้าง
- ธุรกิจที่กำลังขยายแผนก เพิ่มจำนวนพนักงาน และต้องการโอนสายแผนกต่างๆ ต้องการมีเบอร์ภายในบริษัท เช่น โรงงานผู้ผลิต
- บริษัทที่ต้องการการสื่อสารที่ทันสมัยและลดต้นทุนค่าโทรศัพท์ ลดต้นทุนค่าติดตั้ง
- บริษัทที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญดูแลระบบโทรศัพท์สำนักงาน
- บริษัทที่ไม่ต้องการลงทุนซื้อระบบโทรศัพท์สำนักงาน ต้องจ่ายทั้งค่าเครื่อง ค่าติดตั้ง แล้วยังต้องจ่ายค่าเดินสาย เจาะอาคาร
- นอกจากนี้ ระบบ IP-PBX ยังรองรับการทำระบบ Call Center ให้องค์กรมีระบบ Call Center เป็นของตัวเอง รองรับการส่งต่อสายอัตโนมัติ การบันทึกเสียงสนทนา