1. การมีแผน BCM ที่ดีจากผู้ให้บริการ IT Outsource เป็นปัจจัยสำคัญในการรับประกันความต่อเนื่องของระบบงานสำคัญ
2. ต้องกำหนด SLA ให้สอดคล้องกับแผน BCM และเป้าหมายทางธุรกิจ โดยระบุระดับการให้บริการที่คาดหวัง
3. ประเมินความพร้อมและศักยภาพของผู้ให้บริการในการรับมือกับวิกฤตอย่างละเอียดก่อนทำสัญญา
4. ทดสอบและซ้อมแผน BCM ร่วมกับผู้ให้บริการอย่างสม่ำเสมอเพื่อหาจุดบกพร่องและปรับปรุง
5. ติดตามและปรับปรุงกลยุทธ์ BCM ให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและการใช้งาน IT Outsource
หลายธุรกิจโดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก ไม่ค่อยได้คำนึงถึงการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management: BCM) จนได้เจอเหตุการณ์ที่ทำให้ธุรกิจไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้ โดยเฉพาะในด้านของเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) เช่น Hardware หลักชำรุด หรือถูก Ransomware เข้ารหัสข้อมูลในองค์กร การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management: BCM) จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบริหารจัดการองค์กรสมัยใหม่ เพื่อสร้างความมั่นใจว่าองค์กรจะสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องแม้เผชิญกับวิกฤตการณ์หรือเหตุการณ์ไม่คาดคิด
บทความนี้จะเน้นในด้านของเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญยิ่งในการขับเคลื่อนธุรกิจ การบูรณาการ IT Outsource เข้ากับกลยุทธ์ BCM จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าองค์กรจะได้รับบริการ IT ที่มีความพร้อมสูง สามารถฟื้นคืนกลับมาทำงานได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดเหตุการณ์วิกฤต
ความสำคัญของการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCM) ในการใช้บริการ IT Outsource
เนื่องจากองค์กรส่วนใหญ่ต้องพึ่งพา IT ในการดำเนินธุรกิจ การจัดการความต่อเนื่องของ IT จึงเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ BCM ขององค์กร ดังนั้น เมื่อมีการใช้บริการ IT Outsource องค์กรจำเป็นต้องมั่นใจว่าผู้ให้บริการมีแผน BCM ที่แข็งแกร่ง เพื่อรับประกันความต่อเนื่องในการให้บริการ โดยเฉพาะสำหรับระบบงานที่สำคัญ (Critical Systems) ซึ่งหากหยุดชะงักไปจะส่งผลกระทบร้ายแรงต่อธุรกิจ ดังนั้น BCM จึงเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาในการคัดเลือกผู้ให้บริการ IT Outsource เพื่อสร้างหลักประกันถึงความพร้อมและความสามารถในการให้บริการอย่างต่อเนื่อง
การกำหนดข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) ที่สอดคล้องกับแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจขององค์กร
ข้อตกลงระดับการให้บริการ (Service Level Agreement: SLA) เป็นสัญญาสำคัญระหว่างองค์กรผู้ใช้บริการกับผู้ให้บริการ IT Outsource ที่ระบุถึงระดับคุณภาพของบริการที่คาดหวัง ซึ่งควรครอบคลุมถึงเรื่องของความพร้อมใช้งาน (Availability), ระยะเวลาในการกู้คืนระบบ (Recovery time), จุดวัตถุประสงค์ในการกู้คืน (Recovery point objective) ในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน เพื่อให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญจะสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่องแม้ในยามวิกฤติ โดย SLA ควรมีความสอดคล้องกับแผน BCM และเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กร เช่น กำหนดให้ต้องสามารถกู้คืนระบบสำคัญได้ภายใน 4 ชั่วโมง เป็นต้น
การประเมินความพร้อมและความสามารถในการรับมือกับวิกฤตของผู้ให้บริการ IT Outsource
ก่อนเข้าทำสัญญากับผู้ให้บริการ IT Outsource องค์กรควรทำการประเมินความพร้อมและความสามารถในการรับมือกับเหตุวิกฤตของผู้ให้บริการอย่างละเอียด โดยพิจารณาจากแผน BCM, ความพร้อมของศูนย์ข้อมูลสำรอง (DR site), การลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐาน, ความเชี่ยวชาญของบุคลากร, ผลการทดสอบแผน BCM, ประวัติการให้บริการที่ผ่านมา และหาก ให้บริการ IT Outsource มีการรับรองมาตรฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับ BCM เช่น ISO 22301 เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่าผู้ให้บริการจะสามารถรับมือกับเหตุการณ์วิกฤตและให้บริการได้อย่างต่อเนื่อง แต่อาจจะตามมาด้วยค่าบริการที่สูงมากขึ้นตามไปด้วย
การทดสอบและซักซ้อมแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจร่วมกับผู้ให้บริการ IT Outsource อย่างสม่ำเสมอ
การจัดทำแผน BCM เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะรับประกันความต่อเนื่องทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือการทดสอบและซักซ้อมแผนเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจและพร้อมปฏิบัติตามแผนเมื่อเกิดเหตุจริง องค์กรควรร่วมมือกับผู้ให้บริการ IT Outsource ในการวางแผน ดำเนินการ และประเมินผลการซ้อมแผน BCM อย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในระบบ IT หรือกระบวนการทางธุรกิจ การทดสอบแผนจะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายค้นหาจุดอ่อน ปรับปรุงขั้นตอน และมั่นใจได้ว่าแผน BCM จะใช้งานได้จริงและมีประสิทธิภาพเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน
การติดตามและปรับปรุงกลยุทธ์ BCM ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและการใช้งาน IT Outsource
เมื่อเวลาผ่านไป เทคโนโลยี กระบวนการทางธุรกิจ และความต้องการใช้งาน IT ขององค์กรอาจมีการเปลี่ยนแปลงไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้น องค์กรและผู้ให้บริการ IT Outsource จำเป็นต้องทบทวนและปรับปรุงกลยุทธ์ BCM อย่างสม่ำเสมอ ให้สอดคล้องกับความเสี่ยงและความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น การขยายขนาดของ IT Outsource, การใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ, การปรับเปลี่ยนกฎระเบียบ เพื่อให้กลยุทธ์ BCM ยังคงทันสมัย, ครอบคลุมความเสี่ยง และสามารถปกป้ององค์กรจากผลกระทบของวิกฤตการณ์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิผลในระยะยาว
สรุปได้ว่า การบูรณาการ IT Outsource เข้ากับกลยุทธ์ BCM นับเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างความมั่นใจในความต่อเนื่องทางธุรกิจ ท่ามกลางความท้าทายและความเสี่ยงที่เพิ่มสูงขึ้น องค์กรต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้ให้บริการ IT Outsource ตั้งแต่การกำหนด SLA ที่สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ, การประเมินความพร้อมของผู้ให้บริการ, การทดสอบและซักซ้อมแผนเป็นประจำ ไปจนถึงการปรับปรุงกลยุทธ์ BCM อย่างต่อเนื่อง เพื่อสร้างความยืดหยุ่นและความสามารถในการฟื้นตัวจากวิกฤต ที่จะช่วยปกป้องธุรกิจ รักษาชื่อเสียง และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันได้อย่างยั่งยืน
