มาดู 5 แนวทางประสานพลังระหว่าง IT Inhouse กับ IT Outsource
- กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource
- พัฒนาระบบการสื่อสารและการประสานงานที่มีประสิทธิภาพระหว่างทั้งสองทีม
- สร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้และทักษะเพื่อยกระดับความสามารถของทั้งสองฝ่าย
- ออกแบบกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกันเพื่อให้การทำงานร่วมกันราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
- วางแผนการพัฒนาทักษะและความก้าวหน้าในอาชีพร่วมกันเพื่อสร้างแรงจูงใจและความผูกพันต่อองค์กร
ในยุคที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร การผสมผสานระหว่างทีม IT ภายในองค์กร หรือ IT Inhouse และการใช้บริการ IT จากภายนอก หรือ IT Outsource เป็นกลยุทธ์ที่หลายองค์กรเลือกใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน อย่างไรก็ตาม การทำงานร่วมกันระหว่างสองทีมนี้อาจเกิดความท้าทายหากไม่มีการวางแผนและจัดการที่ดี บทความนี้จะนำเสนอ 5 แนวทางในการประสานพลังระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource เพื่อสร้างประสิทธิภาพสูงสุดให้กับระบบ IT ขององค์กร
1. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน
การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource องค์กรควรเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนของทั้งสองฝ่าย เพื่อแบ่งงานตามความเชี่ยวชาญและทรัพยากรที่มี
ตัวอย่างเช่น IT Inhouse อาจรับผิดชอบงานที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ IT ขององค์กร การจัดการโครงการ และการดูแลระบบที่มีความสำคัญสูง ในขณะที่ IT Outsource อาจรับผิดชอบงานด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ การดูแลโครงสร้างพื้นฐาน และการให้บริการสนับสนุนผู้ใช้
นอกจากนี้ ควรมีการสร้างแผนภูมิองค์กรที่แสดงความสัมพันธ์การทำงานระหว่างทั้งสองทีม และกำหนด KPI ที่สอดคล้องกันเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน การทำเช่นนี้จะช่วยลดความขัดแย้งและความซ้ำซ้อนในการทำงาน
2. พัฒนาระบบการสื่อสารและการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความร่วมมือระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource องค์กรควรจัดตั้งช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ เพื่อรองรับความต้องการที่แตกต่างกัน
สำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการ ควรมีการกำหนดตารางการประชุมร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ เช่น การประชุมรายสัปดาห์เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ หรือการประชุมรายเดือนเพื่อทบทวนผลการดำเนินงานและวางแผนในอนาคต
สำหรับการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ องค์กรอาจใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ทั้งสองทีมสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
3. สร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้และทักษะ
การสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้และทักษะระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource จะช่วยยกระดับความสามารถของทั้งสองทีม และนำไปสู่การพัฒนาโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
องค์กรควรจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างทีมอย่างสม่ำเสมอ เช่น การจัด Knowledge Sharing Session ประจำเดือน โดยให้ทั้งสองทีมผลัดกันนำเสนอหัวข้อที่น่าสนใจหรือบทเรียนที่ได้จากโครงการต่างๆ
การสร้างระบบ Knowledge Management ร่วมกันก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพ เพื่อรวบรวมและจัดเก็บความรู้ต่างๆ ให้ทั้งสองทีมสามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์ได้
นอกจากนี้ การส่งเสริมให้ทั้งสองทีมได้ทำงานร่วมกันในโครงการสำคัญจะช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้และทักษะในสถานการณ์จริง ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการพัฒนาความสามารถของทั้งสองฝ่าย
4. ออกแบบกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกัน
การออกแบบกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกันระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
องค์กรควรพัฒนา Workflow ที่บูรณาการการทำงานของทั้งสองฝ่ายเข้าด้วยกัน โดยคำนึงถึงจุดแข็งและความเชี่ยวชาญของแต่ละฝ่าย ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ IT Inhouse อาจรับผิดชอบในการกำหนดความต้องการและทดสอบระบบ ในขณะที่ IT Outsource รับผิดชอบในการพัฒนาและทดสอบหน่วยย่อย
การสร้างมาตรฐานการทำงานร่วมกันก็เป็นสิ่งสำคัญ โดยควรมีการกำหนดแนวทางการเขียนโค้ด การจัดการเวอร์ชัน และการทดสอบที่ทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตาม เพื่อให้ผลงานที่ได้มีความสอดคล้องและมีคุณภาพตามที่กำหนด
นอกจากนี้ ควรมีการกำหนดกระบวนการส่งมอบงานที่ชัดเจนระหว่างทั้งสองฝ่าย โดยระบุขั้นตอน เอกสารที่ต้องใช้ และเกณฑ์การยอมรับงาน เพื่อให้การส่งมอบงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
5. วางแผนการพัฒนาทักษะและความก้าวหน้าในอาชีพร่วมกัน
การวางแผนการพัฒนาทักษะและความก้าวหน้าในอาชีพร่วมกันระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource จะช่วยสร้างแรงจูงใจและความผูกพันของทั้งสองทีมต่อองค์กร
องค์กรควรจัดทำแผนฝึกอบรมที่ครอบคลุมทั้ง IT Inhouse และ IT Outsource โดยพิจารณาถึงทักษะที่จำเป็นสำหรับอนาคตขององค์กร และเปิดโอกาสให้ทั้งสองฝ่ายได้เข้าร่วมการฝึกอบรมร่วมกัน ซึ่งนอกจากจะช่วยพัฒนาทักษะแล้ว ยังเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างทีมอีกด้วย
การสร้างโอกาสในการหมุนเวียนงานระหว่างทีมก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพ โดยอาจให้สมาชิกของทั้งสองทีมได้มีโอกาสทำงานข้ามทีมในระยะสั้น เพื่อเรียนรู้มุมมองและวิธีการทำงานที่แตกต่าง ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเข้าใจและความร่วมมือระหว่างทีม
นอกจากนี้ องค์กรควรพัฒนาเส้นทางอาชีพที่เชื่อมโยงกันระหว่างสองฝ่าย โดยอาจเปิดโอกาสให้พนักงานจาก IT Outsource สามารถสมัครตำแหน่งงานใน IT Inhouse ได้ หรือให้พนักงาน IT Inhouse มีโอกาสในการเป็นผู้จัดการโครงการที่ทำงานร่วมกับทีม IT Outsource เป็นต้น
สรุปคือ การประสานพลังระหว่าง IT Inhouse และ IT Outsource เป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มขีดความสามารถด้าน IT ขององค์กร จะช่วยให้ทั้งสองทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การสร้างนวัตกรรมและการพัฒนาระบบ IT ที่ตอบโจทย์ความต้องการทางธุรกิจได้อย่างแท้จริง
