5 วิธีปรับเปลี่ยนองค์กร เมื่อเริ่มใช้ IT Outsource

มาดู 5 วิธีการปรับเปลี่ยนขององค์กร เมื่อเริ่มใช้บริการจาก IT Outsource

  1. สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับพนักงานเพื่อสร้างการยอมรับและลดความกังวล
  2. ปรับโครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ของทีม IT ให้สอดคล้องกับการใช้ IT Outsource
  3. พัฒนาทักษะใหม่ๆ ให้กับพนักงาน โดยเฉพาะด้านการบริหารโครงการและการประสานงาน
  4. ปรับปรุงกระบวนการทำงานและนโยบายให้เหมาะสมกับการใช้ IT Outsource
  5. สร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานภายในและทีม IT Outsource

การตัดสินใจใช้บริการ IT Outsource เป็นก้าวสำคัญในการพัฒนาองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้อาจส่งผลกระทบต่อโครงสร้างและวัฒนธรรมขององค์กร ดังนั้น การปรับเปลี่ยนองค์กรอย่างเหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้การใช้ IT Outsource ประสบความสำเร็จ บทความนี้จะนำเสนอ 5 วิธีในการปรับเปลี่ยนองค์กรเมื่อเริ่มใช้ IT Outsource 

1. การสื่อสารและสร้างความเข้าใจกับพนักงาน 

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างการยอมรับและลดความวิตกกังวลของพนักงานเมื่อองค์กรเริ่มใช้ IT Outsource โดยมีแนวทางดังนี้ 

  • จัดประชุมชี้แจงเหตุผลและประโยชน์ของการใช้ IT Outsource 

ผู้บริหารควรจัดการประชุมเพื่ออธิบายถึงเหตุผลเชิงกลยุทธ์ในการใช้ IT Outsource รวมถึงประโยชน์ที่องค์กรและพนักงานจะได้รับ เช่น การเข้าถึงเทคโนโลยีใหม่ๆ โอกาสในการพัฒนาทักษะ และการมุ่งเน้นงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มมากขึ้น 

  • สร้างช่องทางการสื่อสารเพื่อรับฟังความคิดเห็นและข้อกังวล 

องค์กรควรเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นและข้อกังวล โดยอาจจัดทำแบบสำรวจความคิดเห็น หรือจัดตั้งกล่องรับความคิดเห็น เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจและจัดการกับความกังวลของพนักงานได้อย่างตรงจุด 

  • จัดทำแผนการสื่อสารต่อเนื่องตลอดกระบวนการเปลี่ยนแปลง 

การสื่อสารไม่ควรเป็นเพียงครั้งเดียว แต่ควรมีการวางแผนการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง เพื่อแจ้งความคืบหน้า ผลลัพธ์ และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ซึ่งจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นและการมีส่วนร่วมของพนักงานตลอดกระบวนการ 

2. การปรับโครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ 

การใช้ IT Outsource อาจส่งผลให้ต้องมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ของพนักงาน IT ภายใน ดังนี้ 

  • ทบทวนและปรับปรุงโครงสร้างแผนก IT 

องค์กรควรพิจารณาปรับโครงสร้างแผนก IT ให้สอดคล้องกับบทบาทใหม่ที่มุ่งเน้นการบริหารจัดการและกำกับดูแลการให้บริการของ IT Outsource มากกว่าการปฏิบัติงานเชิงเทคนิคโดยตรง 

  • กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบใหม่สำหรับทีม IT ภายใน 

พนักงาน IT ภายในอาจต้องปรับบทบาทเป็นผู้จัดการโครงการ ผู้ประสานงาน หรือผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจที่สามารถเชื่อมโยงความต้องการทางธุรกิจกับบริการ IT 

  • สร้างตำแหน่งใหม่สำหรับการประสานงานกับผู้ให้บริการ IT Outsource 

องค์กรอาจต้องสร้างตำแหน่งใหม่ เช่น Vendor Relationship Manager หรือ Service Delivery Manager เพื่อดูแลความสัมพันธ์และประสานงานกับ IT Outsource โดยเฉพาะ 

3. การพัฒนาทักษะและความสามารถของพนักงาน 

การปรับเปลี่ยนสู่การใช้ IT Outsource เป็นโอกาสในการพัฒนาทักษะใหม่ๆ ให้กับพนักงาน ดังต่อไปนี้ 

  • จัดฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะการบริหารโครงการและการประสานงาน 

พนักงาน IT ภายในควรได้รับการฝึกอบรมด้านการบริหารโครงการ การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการ และทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ 

  • ส่งเสริมการเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ จากผู้ให้บริการ IT Outsource 

องค์กรควรส่งเสริมให้พนักงานเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ จากผู้ให้บริการ IT Outsource ผ่านการอบรม การทำงานร่วมกัน หรือการแลกเปลี่ยนความรู้ 

4. การปรับปรุงกระบวนการทำงานและนโยบาย 

การใช้ IT Outsource อาจส่งผลให้องค์กรต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานและนโยบายต่างๆ ได้แก่ 

  • ทบทวนและปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องกับการใช้ IT Outsource 

องค์กรควรทบทวนและปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับ IT ทั้งหมด เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการภายนอก 

  • พัฒนานโยบายด้านความปลอดภัยของข้อมูลและการเข้าถึงระบบ 

ต้องมีการพัฒนานโยบายด้านความปลอดภัยของข้อมูลและการเข้าถึงระบบที่ครอบคลุมการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการภายนอก เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล 

  • สร้างกระบวนการติดตามและประเมินผลการทำงานของผู้ให้บริการ 

องค์กรควรพัฒนาระบบการติดตามและประเมินผลการทำงานของผู้ให้บริการ IT Outsource อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าได้รับบริการตามที่ตกลงไว้ 

5. การสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน 

การสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานภายในและทีม IT Outsource เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้การใช้บริการประสบความสำเร็จ 

  • ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมระหว่างพนักงานภายในและทีม IT Outsource 

องค์กรควรส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีมเดียว โดยไม่แบ่งแยกระหว่างพนักงานภายในและทีม IT Outsource เพื่อสร้างความไว้วางใจและการทำงานที่มีประสิทธิภาพ 

  • จัดกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจระหว่างทีม 

การจัดกิจกรรมนอกเวลางาน หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการร่วมกัน จะช่วยสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจระหว่างทีมได้ดียิ่งขึ้น และส่งเสริมการเรียนรู้และพัฒนาร่วมกัน 

ดังนั้นแล้ว การปรับเปลี่ยนองค์กรเมื่อเริ่มใช้ IT Outsource เป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การปรับโครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ การพัฒนาทักษะของพนักงาน การปรับปรุงกระบวนการทำงานและนโยบาย รวมถึงการสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน เป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การใช้ IT Outsource ประสบความสำเร็จและสร้างประโยชน์สูงสุดให้กับองค์กร การดำเนินการตามแนวทางเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวและใช้ประโยชน์จาก IT Outsource ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การพัฒนาและเติบโตอย่างยั่งยืนในยุคดิจิทัล 

เลือกหัวข้อที่คุณสนใจ

Virtualization (VM)

หลังรับการปรึกษา ลูกค้ากว่า 80% สามารถนำไปแก้ไขปัญหาเองได้ทันที