เส้นทางการพลิกโฉมองค์กรให้ทันสมัยและปรับองค์กรสู่อนาคตด้วย IT Outsource

ปรับด้าน IT ขององค์กรให้ทันสมัย พร้อมรอบรับการเติบโตในยุคดิจิทัล 

1. ต้องประเมินโครงสร้างพื้นฐาน IT และทักษะบุคลากรเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับ IT Outsource 

2. กำหนดกลยุทธ์ใช้ IT Outsource ให้ตรงกับความต้องการและเป้าหมายธุรกิจ 

3. อัปเดตโครงสร้างพื้นฐาน IT และฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้การทำงานร่วมกับ IT Outsource เป็นไปอย่างราบรื่น 

4. เลือกผู้ให้บริการ IT Outsource ที่ตรงตามความต้องการขององค์กรทั้งด้านทักษะ และเทคโนโลยี 

5. ตรวจสอบผลการทำงานของ IT Outsource อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ตรงกับเป้าหมายและความต้องการขององค์กร 

ปัจจุบัน เทคโนโลยีดิจิทัลได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อรูปแบบการดําเนินธุรกิจ ทําให้องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวและเปลี่ยนแปลงไปสู่รูปแบบดิจิทัล เพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันและตอบสนองความต้องการของลูกค้าในยุคใหม่ได้ 

กระบวนการปรับตัวไปสู่องค์กรดิจิทัลนั้น ครอบคลุมถึงการนำเทคโนโลยีดิจิทัลต่างๆ มาใช้ในกิจกรรมหลักขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนการดำเนินงาน และสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ IoT, Big Data, AI ในการผลิตหรือการบริการ หรือการสร้างแพลตฟอร์มดิจิทัลเพื่อเชื่อมต่อกับลูกค้า 

ทั้งนี้ การปรับตัวไปสู่ดิจิทัลอย่างสมบูรณ์นั้น ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ต่อองค์กรในหลายมิติ ซึ่งองค์กรจะต้องเตรียมความพร้อมในหลายด้าน เพื่อให้การปรับตัวดังกล่าวเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ประโยชน์สูงสุด ทําให้องค์กรต่างๆ ต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เกิดการวางแผนรองรับการปรับเปลี่ยน สู่การใช้บริการ IT Outsource ซึ่งมีความจำเป็นอย่างมาก ซึ่งองค์กรสามารถดำเนินการได้ดังนี้ 

ประเมินตามสภานภาพปัจจุบัน 

ประเมินสถานภาพด้านเทคโนโลยีและบุคลากร IT ว่ามีความพร้อมเพียงใด จุดแข็ง จุดอ่อนในการสนับสนุนภารกิจหลักขององค์กร ดังนี้ 

• ประเมินตามโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT เช่น ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย ความปลอดภัยข้อมูล ฯลฯ 
• ประเมินทักษะและจำนวนของบุคลากรด้าน IT ว่ามีความเชี่ยวชาญเพียงพอหรือไม่ 
• ประเมินกระบวนการทำงานของ IT ว่ามีประสิทธิภาพเพียงใด  
• วิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อน เพื่อหาส่วนที่ควรปรับปรุงหรือต้องใช้บริการ IT Outsource 

การประเมินสถานภาพในปัจจุบันเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญในการวางแผนการใช้บริการ IT Outsource อย่างเหมาะสมและตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร 

การกำหนดกลยุทธ์การใช้ IT Outsource 

เพื่อพิจารณาว่า  IT Outsource ควรเข้ามาทำงานในส่วนใด ซึ่งการกำหนดกลยุทธ์การใช้ IT Outsource มีขั้นตอนสำคัญ ดังนี้ 

1. วิเคราะห์ความจำเป็น ทรัพยากร และความเชี่ยวชาญภายในองค์กร 

2. กำหนดขอบเขตการนำ IT Outsource มาใช้ เช่น ด้านโครงสร้างพื้นฐาน แอปพลิเคชัน การพัฒนาระบบใหม่ เป็นต้น 

3. วางแผนกลยุทธ์การจ้าง IT Outsource ร่วมกับแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจ เพื่อให้สอดรับกัน 

4. กำหนดตัวชี้วัดผลสำเร็จชัดเจน เพื่อประเมินประสิทธิภาพของ IT Outsource 

5. ทบทวนและปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง 

การเตรียมความพร้อมภายใน 

เป็นการเตรียมความพร้อมด้าน Hardware, Network, Software และ Security ให้สามารถรองรับรูปแบบการทำงานใหม่ รวมถึงสื่อสารทำความเข้าใจกับผู้บริหารและพนักงานการเตรียมความพร้อมภายในองค์กร โดยมีรายละเอียดดังนี้ 

1. ปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยี เช่น ฮาร์ดแวร์ ระบบเครือข่าย ระบบความปลอดภัย ให้สามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับ IT Outsource ได้ 

2. จัดเตรียมข้อมูลที่ IT Outsource ต้องเข้าถึง เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้ทันที 

3. สื่อสารทำความเข้าใจกับพนักงานเกี่ยวกับบทบาทและการทำงานร่วมกับ IT Outsource  

4. จัดการฝึกอบรมเพื่อให้พนักงานมีความรู้ความเข้าใจในระบบใหม่ๆ ที่ IT Outsource นำมาใช้ 

การเตรียมความพร้อมเหล่านี้ จะช่วยให้การทำงานร่วมกับ IT Outsource เป็นไปอย่างราบรื่น บรรลุตามวัตถุประสงค์บริษัท 

การคัดเลือก IT Outsource 

การคัดเลือก IT Outsource ที่น่าเชื่อถือ มีความพร้อมทั้งด้านบุคลากร ทักษะ และเทคโนโลยีที่ทันสมัย ตรงตามความต้องการขององค์กร มีขั้นตอนการคัดเลือก ดังนี้ 

1. กำหนดคุณสมบัติและข้อกำหนดที่ต้องการ เช่น ทักษะด้านเทคโนโลยี, มาตรฐานการทํางาน, ประสบการณ์ทำงาน  

2. คัดเลือกรายชื่อ IT Outsource จากการสืบค้น การแนะนำ  และการประเมินชื่อเสียง 

3. กําหนดเกณฑ์การประเมิน เช่น ราคา คุณภาพงาน บริการหลังการขาย ความสามารถทางเทคนิค 

4. คัดเลือก IT Outsource ตามเกณฑ์ที่กำหนด จัดลำดับ และเจรจาต่อรอง 

5. ตรวจสอบการอ้างอิงผลงานย้อนหลัง ก่อนตัดสินใจว่าจ้าง 

การติดตามและประเมินผล 

ติดตามและประเมินผลการทํางานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่า IT Outsource ตอบโจทย์ความต้องการและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กร การติดตามและประเมินผลการทำงานของ IT Outsource มีขั้นตอน ดังนี้ 

1. กําหนดตัวชี้วัดผลงานหลัก (KPIs) ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ 

2. เก็บข้อมูลและวัดผลงานจริงเปรียบเทียบกับเป้าหมาย 

3. วิเคราะห์ Gap หาสาเหตุของปัญหา เพื่อหาแนวทางแก้ไขปรับปรุง 

4. จัดทำรายงานผลการดําเนินงาน นําเสนอต่อผู้บริหารเพื่อทราบ 

5. ทบทวนเป้าหมาย KPIs เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง 

ด้วยการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวเข้าสู่การใช้ IT Outsource ได้อย่างราบรื่น ลดผลกระทบต่อการดำเนินงานหลัก และเกิดการต่อยอดนวัตกรรมทางเทคโนโลยีที่จะช่วยยกระดับองค์กรให้ก้าวหน้าต่อไป 

และจากการนำ IT Outsource มาใช้ในองค์กร เป็นการปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศครั้งสำคัญ ที่ส่งผลกระทบต่อการทำงานในหลายด้าน องค์กรต้องเตรียมความพร้อมและวางแผนเปลี่ยนผ่านอย่างรอบคอบ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในระยะยาวนั่นเอง