เลือกใช้บริการ IT Outsource อย่างไรให้ตอบโจทย์ธุรกิจ
- เลือก IT Outsource ที่ช่วยให้เข้าถึงเทคโนโลยีและความเชี่ยวชาญด้าน IT ได้อย่างรวดเร็ว
- เลือก IT Outsource ที่มีความพร้อมด้านอุปกรณ์และฮาร์ดแวร์
- ประเมินทักษะและความเชี่ยวชาญของบริษัท IT Outsource ก่อนเลือก IT Outsource
- ตรวจสอบการบริหารจัดการและการสนับสนุนลูกค้า ก่อนเลือก IT Outsource
- ก่อนเลือก IT Outsource ที่ดีจะช่วยวางแผนเทคโนโลยีในอนาคตและสร้างความไว้วางใจ
ในยุคนี้ เทคโนโลยีดิจิทัลกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจและองค์กรธุรกิจทุกประเภท เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและยกระดับความสามารถในการแข่งขัน ซึ่งการว่าจ้าง IT Outsource จะเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากช่วยประหยัดต้นทุน และองค์กรสามารถเข้าถึงบุคลากรและเทคโนโลยีระดับมืออาชีพ
อย่างไรก็ตาม การพิจารณาคัดเลือกผู้ให้บริการ IT Outsource ถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะมีส่วนทำให้การ Outsource ได้ผลหรือไม่ IT Outsource จะต้องมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ มีมาตรฐานในการดำเนินงาน มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย และการบริการหลังการขาย เป็นต้น โดยมีแนวทางต่างๆ ในการพิจารณาคัดเลือก IT Outsource ดังนี้
มีความพร้อมด้านเทคโนโลยี
ต้องประเมินว่าผู้ให้บริการ IT Outsource มีความพร้อมด้านเทคโนโลยีอย่างไร เพียงพอที่จะรองรับการดำเนินงานขององค์กรได้หรือไม่ โดยควรพิจารณา ดังนี้
- มีความรู้ ความเข้าใจด้านอุปกรณ์และฮาร์ดแวร์ เช่น มี Server, Device, Network Equipment เพียงพอต่อการให้บริการลูกค้า
- มีความพร้อมด้านซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน พิจารณาว่ามีลิขสิทธิ์ถูกต้อง มี Tools ที่จำเป็นในการทำงาน
- มีความรู้ ความเข้าใจ การวางระบบเพื่อความเสถียรและปลอดภัยของโครงข่าย เช่น โครงสร้างเครือข่ายมี Redundancy ป้องกัน DDoS มีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล เป็นต้น
- มีระบบจัดการและตรวจสอบประสิทธิภาพคอมพิวเตอร์ ระบบเครือข่าย และซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่อง
- สามารถยืดหยุ่นในการขยายระบบตามการเติบโตของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง
ทักษะและความเชี่ยวชาญ
ประเมินศักยภาพ IT Outsource ที่จะดูแลและบริหารจัดการความต้องการด้าน IT ขององค์กร ซึ่ง IT Outsource ที่มีความเชี่ยวชาญ จะทำให้การ Outsource ประสบความสําเร็จได้มากกว่า ดังนั้น IT Outsource จึงควรมีทักษะและความเชี่ยวชาญ ดังนี้
- มีความรู้ ความเชี่ยวชาญด้าน IT มีการวุฒิบัตรรองรับ เช่น CCNA, NSE ในระดับกลางเป็นต้นไป
- มีประสบการณ์และพอร์ตงานที่ผ่านมาในการบริหารจัดการงาน IT Outsource
- มีทักษะและความสามารถในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อเกิดเหตุขัดข้อง
- มีทัศนคติที่ดี และ Soft Skill ในการประสานงานกับลูกค้าและผู้ที่เกี่ยวข้อง
การบริหารจัดการและการสนับสนุน
ประเมินว่าผู้ให้บริการ IT Outsource สามารถจัดการระบบ IT Helpdesk และระบบงานต่างๆ สามารถตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้ รวมถึงการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันท่วงที ซึ่งต้องพิจารณาในหลายประเด็น ได้แก่
- มีศูนย์รับแจ้งปัญหา IT Helpdesk พร้อมทีมงานที่คอยติดต่อและให้การสนับสนุนลูกค้า
- มีกระบวนการและ SLA กำหนดระยะเวลาการแก้ไขปัญหาชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าเกิดความมั่นใจ
- มีการตรวจสอบคุณภาพการให้บริการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้บริการตอบโจทย์ความต้องการองค์กร
- มีระบบการบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) เพื่อเก็บประวัติและติดตามงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนเทคโนโลยีในอนาคต
ผู้ให้บริการ IT Outsource จำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ เข้าใจแนวโน้มเทคโนโลยี เพื่อช่วยองค์กรวางแผนและเตรียมความพร้อมรองรับเทคโนโลยีใหม่ๆ ในอนาคต โดยมีแนวทางพิจารณา IT Outsource ดังนี้
- มี Roadmap เทคโนโลยีที่ชัดเจน เพื่อแสดงให้เห็นถึงทิศทางและแผนการพัฒนาเทคโนโลยีในอนาคต
- มีการศึกษาและติดตามแนวโน้มเทคโนโลยีใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง เช่น AI, IoT, Cloud
- สามารถให้คำปรึกษา แนะนำเทคโนโลยีที่เหมาะสม กับการดำเนินธุรกิจขององค์กรได้
- มี Best Practice ตัวอย่างการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ ไปประยุกต์ใช้ในองค์กรต่างๆ
- มีการจัดอบรมเพื่อเสริมสร้างความรู้และทักษะด้านเทคโนโลยีให้แก่บุคลากร IT ขององค์กรอย่างสม่ำเสมอ
สร้างความไว้วางใจ
ควรมีการตรวจสอบผลงานและการให้บริการ IT Outsource ที่ผ่านมา ตรวจสอบความน่าเชื่อถือ ชื่อเสียง และทัศนคติที่ให้บริการ รวมถึงการสื่อสารที่ชัดเจน โปร่งใส และมี มีแนวทางในการพิจารณา ดังนี้
- ตรวจสอบผลงานและกรณีศึกษาของการให้บริการที่ผ่านมา เพื่อดูความสำเร็จและคุณภาพงาน
- สอบถามข้อมูล ขอหลักฐานหรือการอ้างอิงจากลูกค้าเดิม เพื่อยืนยันถึงมาตรฐานการบริการ
- ตรวจสอบชื่อเสียง ผลการจัดอันดับ รางวัล หรือการรับรองมาตรฐานต่างๆ
- ประเมินจริยธรรมในการให้บริการ ความโปร่งใสในการดำเนินงานและการสื่อสารข้อมูลต่างๆ
- ทบทวนเงื่อนไขและสัญญาการให้บริการให้ชัดเจน เพื่อความมั่นใจในการให้บริการ
ด้วยแนวทางการประเมินข้างต้น จะช่วยให้องค์กรสามารถเลือก ผู้ให้บริการ IT Outsource ที่มีศักยภาพและความพร้อม เพื่อเข้ามาดูแลและขับเคลื่อนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กรได้อย่างมั่นใจ ซึ่งการคัดเลือกผู้ให้บริการ IT Outsource ถือเป็นกุญแจสําคัญของความสําเร็จในการ Outsource เนื่องจากผู้ให้บริการที่ดีและเหมาะสม จะช่วยให้องค์กรเข้าถึงเทคโนโลยี บุคลากร และความเชี่ยวชาญที่มืออาชีพ ส่งผลให้ธุรกิจสามารถขับเคลื่อนต่อ บรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจได้
