องค์กรที่ต้องการปรับเปลี่ยนจาก IT In-House สู่ IT Outsource มีแนวทางดังนี้
1. วิเคราะห์ความจำเป็น ประโยชน์ และกำหนดกลยุทธ์ Outsource ให้สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจ
2. สื่อสารสร้างความเข้าใจกับทั้งผู้บริหารและพนักงาน เพื่อลดแรงต้านและเพิ่มการยอมรับ
3. เตรียมความพร้อมของระบบ IT ภายในและคัดเลือกผู้ให้บริการ Outsource ที่น่าเชื่อถือ
4. จัดทำข้อตกลงการให้บริการและแผนการถ่ายโอนความรู้ให้ชัดเจน
5. ทดสอบ ติดตาม และประเมินประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน เพื่อแก้ไขจุดบกพร่อง
การปรับเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงานจาก IT In-House มาเป็น IT Outsource ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กร ซึ่งต้องอาศัยการวางแผนและเตรียมความพร้อมอย่างรอบคอบ เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปได้อย่างราบรื่น และสามารถใช้ประโยชน์จาก IT Outsource ได้อย่างเต็มศักยภาพ โดยมีแนวทางดังต่อไปนี้
วิเคราะห์ความจำเป็นและประโยชน์ที่จะได้รับจากการเปลี่ยนมาใช้ IT Outsource
ก่อนการตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ IT Outsource องค์กรควรวิเคราะห์ถึงเหตุผลความจำเป็น เช่น ปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบ IT ปัจจุบัน ข้อจํากัดของบุคลากรและทรัพยากร เป็นต้น รวมถึงประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ เช่น การลดต้นทุน การปรับปรุงประสิทธิภาพ การเพิ่มความยืดหยุ่น เพื่อให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมและตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม
กำหนดกลยุทธ์การ Outsource ให้สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจ
เมื่อเห็นถึงความจำเป็นแล้ว ขั้นต่อไปคือการกําหนดกลยุทธ์การ Outsource โดยพิจารณาว่าจะ Outsource ในส่วนใดบ้าง เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์ การดูแลระบบเครือข่าย และจะทยอย Outsource ทีละส่วนหรือทั้งหมดในคราวเดียว ซึ่งกลยุทธ์ดังกล่าวต้องสอดคล้องกับทิศทางและเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจในระยะยาวด้วย
สื่อสารและสร้างความเข้าใจร่วมกันทั้งผู้บริหารและพนักงาน
การเปลี่ยนผ่านสู่ IT Outsource มักสร้างความกังวลให้กับพนักงานในองค์กร ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องสื่อสารถึงเหตุผล ประโยชน์ รวมถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นอย่างชัดเจน และเปิดโอกาสให้พนักงานได้ซักถาม แสดงความคิดเห็น เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน อันจะช่วยลดแรงต้านและเพิ่มการยอมรับในการเปลี่ยนแปลงได้
เตรียมความพร้อมของระบบและโครงสร้างพื้นฐาน สำหรับการเชื่อมต่อกับ IT Outsource
ก่อนที่จะเริ่มใช้บริการ IT Outsource องค์กรต้องมีการเตรียมความพร้อมของระบบและโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กร ให้สามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับระบบของผู้ให้บริการได้อย่างราบรื่น เช่น การปรับปรุง Hardware, Software ให้ทันสมัยและ Compatible การจัดระเบียบและทำเอกสารกระบวนการทำงานต่างๆ การสร้าง API สำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูล เป็นต้น
คัดเลือกผู้ให้บริการ IT Outsource ที่มีคุณสมบัติและความน่าเชื่อถือ
การคัดเลือกผู้ให้บริการ IT Outsource จะต้องพิจารณาจากคุณสมบัติที่สำคัญ ได้แก่ ชื่อเสียงและประสบการณ์ในการให้บริการ ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ตรงกับความต้องการ กระบวนการทำงานและมาตรฐานคุณภาพ ความสามารถในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และความยืดหยุ่นในการปรับการบริการตามความต้องการที่เปลี่ยนไป
ทำข้อตกลงและกําหนดขอบเขตการให้บริการร่วมกันอย่างชัดเจน
เพื่อป้องกันปัญหาความเข้าใจไม่ตรงกัน องค์กรและผู้ให้บริการ IT Outsource จะต้องจัดทำข้อตกลงและกำหนดขอบเขตการให้บริการที่ละเอียดและชัดเจน โดยระบุถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ เป้าหมายผลลัพธ์ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ และเงื่อนไขต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นระยะเวลาการทำงาน ค่าบริการ การเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นความลับ และแผนฉุกเฉินกรณีเกิดปัญหา
เตรียมแผนการถ่ายโอนความรู้ ข้อมูล และระบบงานที่จำเป็น ให้กับผู้ให้บริการ
ในระหว่างการทํางานร่วมกัน องค์กรจะต้องถ่ายทอดความรู้และข้อมูลที่จำเป็น ให้กับทีมงาน IT Outsource เพื่อให้เข้าใจบริบทการทำงาน กระบวนการ และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง รวมถึงร่วมกันจัดทำแผนการโอนย้ายระบบงานจาก In-House ไปสู่การดูแลของผู้ให้บริการแบบค่อยเป็นค่อยไป เพื่อไม่ให้กระทบต่อการดำเนินธุรกิจ
ทดสอบและประเมินประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกัน ในช่วงเริ่มต้น เพื่อปรับปรุงแก้ไขจุดบกพร่อง
หลังจากเริ่มใช้บริการ IT Outsource แล้ว ในช่วง 1-2 เดือนแรก องค์กรควรเฝ้าติดตามและประเมินประสิทธิภาพการทำงานอย่างใกล้ชิด เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ให้บริการสามารถทำงานได้ตามข้อตกลง พร้อมทั้งร่วมกันวิเคราะห์จุดบกพร่องหรือปัญหาที่เกิดขึ้น แล้วหาแนวทางการแก้ไขและปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
สรุปแล้ว การปรับเปลี่ยนสู่ IT Outsource เป็นการตัดสินใจครั้งสำคัญที่จะส่งผลต่ออนาคตขององค์กร ผู้บริหารจึงต้องวางแผนและดำเนินการอย่างรัดกุมรอบคอบ ทั้งการประเมินความพร้อม การเลือกผู้ให้บริการ การเตรียมการสื่อสารภายใน การจัดการในช่วงเปลี่ยนผ่าน และการติดตามผลลัพธ์อย่างใกล้ชิด ซึ่งจะช่วยให้การ Outsource เป็นเครื่องมือสำคัญ ในการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน และการเติบโตทางธุรกิจที่ยั่งยืนได้ในที่สุด
